Courtesy of:
http://madeandi.com/2012/05/30/cara-mendapatkan-surat-penerimaan-loa-dari-universitas-di-luar-negeri/
Untuk melamar beasiswa luar negeri guna meneruskan S2 atau S3, kadang diperlukan surat penerimaan dari salah satu universitas. Beasiswa ALA (Australian Leadership Awards) atau Endeavour, misalnya, mensyaratkan kandidat harus sudah diterima di sebuah universitas di Australia. Hal ini menandakan bahwa beasiswa akan diberikan hanya kepada orang yang layak secara akademik untuk meneruskan pendidikan di Australia. Dengan kata lain, penyandang dana beasiswa “ingin terima beres” bahwa orang yang diberi beasiswa pasti akan diterima untuk meneruskan pendidikan di institusi di Australia. Hal ini berbeda dengan beasiswa ADS (Australian Development Scholarship), misalnya, yang tidak mensyaratkan kandidat harus diterima di universitas di Australia terlebih dahulu.
Bukti penerimaan dari universitas di luar negeri ini biasa disebut dengan Letter of Offer atau Offer of Admission atau Letter of Acceptance (LoA) . Surat ini dikeluarkan jika sesorang sudah melakukan pendaftaran dengan dokumen yang disyaratkan. Di negara maju seperti Australia, semua universitas menyediakan fasilitas pendafaran online. Berbeda dengan di Indonesia yang biasanya melibatkan ujian, pendaftaran sekolah S2 atau S3 di luar negeri umumnya tanpa tes langsung, cukup dengan berkas sesuai persyaratan.
Persyaratan yang ditetapkan oleh masing-masing universitas tentu berbeda tetapi umumnya adalah dokumen yang menerangkan kualifikasi akademik (ijazah, transkrip) dan kualifikasi bahasa asing (TOEFL, IELTS, dll). Selain itu ada juga jurusan tertentu yang mensyaratkan hasil tes Graduate Record Examination (GRE) atau Graduate Management Admission Test (GMAT). Jurusan khusus lainnya mungkin juga memiliki persyaratan khusus yang saya tidak paham. Kadang-kadang surat rekomendasi juga diperlukan sebagai persyaratan wajib atau tambahan. Ada universitas yang mensyaratkan kandidat menulis essay atau karya tulis singkat tentang topik tertentu dan ada juga yang mensyaratkan lebih ‘serem’ dari itu, misalnya menyerahkan karya yang pernah diterbitkan. Soal biaya, ada yang mengenakan biaya atau uang pendaftaran ada yang tidak. Universitas Wollongong misalnya, tidak mensyaratkan kandida membayar biaya pendaftaran jika dilakukan secara online. Jika ada biaya pendaftaran, biasanya bisa dibayar dengan kartu kredit atau international money transfer. Intinya, semua persyaratan biasanya dijelaskan dengan lengkap dan ada check list di websitenya.
Hal pertama yang harus dilakukan adalah melihat persyaratan pendaftaran di universitas yang diinginkan. Masih bingung cara memilih sekolah di luar negeri? Silakan baca tulisan ini. Bagi mereka yang merencanakan sekolah master by research atau PhD, pendaftaran ini dilakukan setelah berinteraksi dengan professor calon pembimbing. Silakan baca tulisan saya tentang cara menghubungi calon pembimbing.
Fasilitas pendafraran S2 atau S3 disediakan secara online. Untuk University of Wollongong, misalnya, prosesnya ada di https://smp.uow.edu.au/app/servlet/Student. Jika tidak tahu linknya secara langsung, bisa melakukan pencarian di website universitas yang dituju dengan kata kunci “admission” atau teliti websitenya dan lihat link informasi seputar “prospective students” atau “future students” atau “apply now” atau “apply online” atau “join us” atau semacam itu. Jika teliti mencari, Anda PASTI bisa menemukan informasi pendaftaran mahasiswa baru di website setiap universitas.
Pendaftaran sekolah ini pada dasarnya adalah proses mengisi formulir dan melengkapi semua dokumen secara online. Umumnya pendataran ini menggunakan akun (account) tertentu yang dibuat saat mendaftar sehingga Anda bisa mencicil proses pendaftaran. Misalnya hari ini ingin mendaftar di Universitas of Wollongong, silakan kunjungi link di atas dan buat akun pribadi Anda. Setelah itu, mulai isi informasi yang sudah dimiliki seperti indentitas diri. Jika kemudian sampai pada bagian yang belum bisa dijawab atau memerlukan dokumen tertentu yang belum tersedia maka aplikasi yang belum selesai itu bisa disimpan. Di lain hari Anda bisa login lagi dan melanjutkan proses pendaftarannya.
Karena umumnya pendaftaran ini melibatkan banyak persyaratan, sebaiknya Anda mencermati dan menyiapkan semua persyaratan sebelum mulai mendaftar. Semua persyaratan itu akan diserahkan secara elektronik dengan cara mengunggahnya (upload) saat pengisian formulir. Oleh karena itu, pastikan semua dokumen berbentuk digital (misalnya hasil scan). Meski terlihat menyeramkan, kadang banyak persyaratan yang tidak harus diserahkan saat mendaftar. Misalnya, jika Anda belum memiliki nilai TOEFL atau IELTS, bagian ini bisa dikosongkan. Jika Anda tetap ‘nekat’ mengajukan lamaran yang tidak lengkap maka Anda kemungkinan besar tetap mendapat surat penerimaan atau LoA tetapi yang ‘conditional’ atau bersyarat karena ada dokumen yang belum terpenuhi. Surat penerimaan ini akan menjadi unconditional atau full jika persyaratan yang kurang itu sudah dilengkapi. Dokumen yang umumnya diserahkan belakangan misalnya sertifikat IELTS/TOEFL, transkrip nilai, ijazah (karena saat mendaftar belum wisuda, misalnya). Meskipun umumnya universitas bisa memberikan LoA yang conditional meskipun syaratnya belum lengkap ada juga universitas yang hanya memproses kandidat yang memenuhi syarat dan menyerahkan dokumen secara lengkap. Silakan perhatikan di website masing-masing.
Perlu diperhatikan, umumnya beasiswa yang mensyaratkan LoA mewajibkan kandidat untuk menyerahkan unconditional LoA atau “full offer” tapi ada juga beasiswa yang bisa menerima “conditional” LoA saat mendaftar meskipun kemudian kandidat harus melengkapi persyaratan lain. Intinya, untuk bisa bersekolah di institusi di luar negeri, tentu saja kandidat HARUS mendapatkan “unconditional” LoA pada akhirnya. Oleh karena itu, jika masih punya waktu sebaiknya lengkapi dulu SEMUA persyaratannya sebelum mendaftar di sebuah institusi di luar negeri.
Saya bekerja sebagai international student advisor di University of Wollongong yang tugasnya menghubungi calon mahasiswa yang sudah mendaftar dan diberi LoA tetapi masih conditional. Dari pengalaman selama ini, sangat banyak yang mendaftar di Universitas di Australia untuk mendapatkan LoA untuk digunakan dalam pendaftaran beasiswa. Umumnya persyaratan yang kurang atau belum memenuhi criteria adalah terkait kemampuan berbahasa Inggris. Seorang kawan yang melakukan pendaftaran secara online di University of Wollongong bisa menerima LoA dalam waktu kurang dari seminggu dari saat dia mengajukan lamaran secara online. LoA tersebut tentu saja conditional jika dia belum menyerahkan persyaratan secara lengkap.
Inti dari tulisan ini adalah bahwa untuk mendapatkan surat penerimaan atau Letter of Offer atau Letter of Acceptance dari universitas di luar negeri tidaklah sulit. Prosesnnya sangat mudah dan semuanya online sehingga bisa dari mana saja. Yang terpenting tentu saja adalah menyiapkan persyaratan yang lengkap dan mengikuti proses yang tidak selalu sederhana. Di luar persoalan akademik, mendapatkan surat penerimaan dari universitas di luar negeri adalah juga perihal kesabaran. Selamat berjuang.
